Registres de kilométrage
Registre de kilométrage pour travailleur autonome au Canada
Un registre fiable consigne chaque déplacement d’affaires au moment où il a lieu, ainsi que les totaux du véhicule et les frais justificatifs.
Un registre de kilométrage utile indique quand, où, pourquoi et sur quelle distance vous avez conduit pour affaires. Ajoutez les lectures d’odomètre au début et à la fin de la période et conservez les reçus des frais du véhicule. Le dossier doit expliquer clairement l’utilisation commerciale.
Note sur la tenue des dossiers : Il s’agit d’information générale, non d’un conseil fiscal. Les règles applicables dépendent de votre situation. Faites confirmer les demandes et classifications par une personne qualifiée.
Quoi inscrire pour chaque déplacement
L’ARC considère qu’un registre complet constitue la meilleure preuve de l’utilisation d’un véhicule. Pour chaque déplacement d’affaires, inscrivez :
- la date;
- la destination;
- le motif commercial;
- les kilomètres parcourus.
Choisissez une description qui restera compréhensible plusieurs mois plus tard. Utilisez un libellé générique de client ou de projet et évitez d’ajouter des adresses personnelles ou des détails de localisation inutiles.
Inscrire les totaux de l’odomètre
Notez la lecture de l’odomètre au début et à la fin de l’exercice. Si vous changez de véhicule, inscrivez la date et les lectures de chacun. Conservez un registre distinct pour chaque véhicule.
Distinguer l’usage commercial et personnel
La proportion d’usage commercial est généralement fondée sur les kilomètres d’affaires divisés par le kilométrage total de la période. Un trajet vers un lieu de travail habituel n’est pas nécessairement un déplacement d’affaires. Si le motif est incertain, consignez les faits et demandez conseil.
Conserver les preuves des frais du véhicule
Le kilométrage n’explique pas à lui seul les sommes consacrées au véhicule. Conservez les factures et reçus pertinents, par exemple pour le carburant, l’entretien, l’assurance, l’immatriculation, certains intérêts ou certains frais de location, selon le cas. Indiquez le véhicule concerné.
Peut-on utiliser un registre réduit?
L’ARC décrit une méthode simplifiée qui peut permettre un registre représentatif de trois mois après une année de base complète de 12 mois. L’usage commercial de l’échantillon doit demeurer à 10 % près de la même période de l’année de base, et une formule prescrite sert au calcul annuel. Le registre de base doit être conservé pendant six ans à compter de la fin de la dernière année où il est utilisé. Vérifiez toutes les conditions avant d’employer cette méthode.
Une routine hebdomadaire pratique
1. Inscrivez le déplacement immédiatement ou à la fin de la journée.
2. Vérifiez que le motif est assez précis.
3. Conservez une copie des reçus liés au véhicule.
4. Recherchez les déplacements manquants chaque semaine.
5. Comparez l’odomètre de fin de mois aux totaux inscrits.
Questions fréquentes
Peut-on reconstruire un registre à la fin de l’année?
Un registre tenu au fur et à mesure est plus fiable. Si des renseignements manquent, utilisez des preuves véridiques et documentez la méthode de reconstruction; n’inventez jamais une destination, un motif ou une distance.
Faut-il inscrire les déplacements personnels?
Vous devez connaître le kilométrage total et le kilométrage d’affaires. Les déplacements personnels peuvent être regroupés, tandis que chaque déplacement d’affaires conserve ses détails.
Faut-il un registre pour chaque véhicule?
Oui. L’ARC demande des registres distincts pour chaque véhicule utilisé.
Comment SilaTrail peut aider
SilaTrail permet d’inscrire les déplacements d’affaires, le motif, la distance, le véhicule et les notes dans la bonne entreprise. Le service peut signaler un dossier incomplet; il ne décide pas si un déplacement est déductible.
Sources officielles
Sources consultées le 12 octobre 2026.