Tenue de dossiers
Liste de contrôle mensuelle pour la tenue de dossiers d’entreprise au Canada
Suivez une routine mensuelle simple pour organiser les reçus, les dépenses, les revenus, le kilométrage, les factures et les éléments en suspens.
Une bonne vérification mensuelle répond à une question simple : pouvez-vous expliquer chaque opération de l’entreprise et retrouver sa pièce justificative? Une courte routine permet de repérer les reçus manquants, les factures impayées et les déplacements incomplets avant la fin de l’année.
Note sur la tenue des dossiers : Cet article présente de l’information générale sur l’organisation des dossiers. Il ne constitue pas un conseil comptable, fiscal ou juridique. Le traitement d’une opération dépend notamment de la structure de l’entreprise; faites confirmer les cas incertains par une personne qualifiée.
1. Délimiter la période
Choisissez le mois à vérifier et limitez l’examen à cette période. Si vous exploitez plusieurs entreprises, gardez les dossiers de chacune séparément. L’Agence du revenu du Canada (ARC) indique que les registres doivent permettre d’établir le revenu et les dépenses de l’entreprise.
2. Rassembler les pièces justificatives
Réunissez les reçus, factures de fournisseurs, factures de vente, relevés pertinents, registres de kilométrage, factures de contractuels, preuves de paiement et notes explicatives. Un reçu devrait notamment permettre d’identifier le fournisseur, la date et l’opération. Une ligne de relevé ne décrit pas toujours suffisamment l’achat.
3. Vérifier les revenus et les factures
Comparez les revenus inscrits aux factures émises et aux autres preuves de vente. N’indiquez une facture comme payée que lorsque le paiement est appuyé par un dossier. Dressez la liste des factures impayées et de la prochaine date de suivi.
4. Vérifier les dépenses
Pour chaque dépense, confirmez la date, le montant, le fournisseur, la catégorie, le motif commercial, le mode de paiement et la présence de la pièce justificative. Séparez les portions personnelles et commerciales lorsque nécessaire. Signalez les classifications incertaines plutôt que de les deviner.
5. Identifier les dépenses payées personnellement
Lorsqu’un propriétaire paie personnellement une dépense de l’entreprise, conservez le reçu et indiquez clairement qui a payé. Évitez de créer une deuxième dépense au moment d’un remboursement. Le traitement peut différer entre une entreprise individuelle et une société par actions; conservez les faits et demandez conseil.
6. Compléter le registre de kilométrage
Pour chaque déplacement d’affaires, inscrivez la date, la destination ou un lieu commercial générique, le motif et les kilomètres. Conservez aussi les lectures de l’odomètre au début et à la fin de la période et un registre distinct pour chaque véhicule.
7. Comparer et expliquer les écarts
Comparez les registres aux relevés pertinents. Recherchez les doublons, opérations manquantes, montants inexpliqués et paiements associés à la mauvaise facture. Transformez chaque écart en élément de suivi précis.
8. Créer une liste des éléments en suspens
Notez chaque reçu manquant, catégorie à confirmer, facture à relancer, détail de déplacement à compléter ou remboursement au propriétaire à examiner. Ajoutez une personne responsable et une date cible.
9. Conserver des dossiers lisibles
Les dossiers électroniques doivent demeurer lisibles et protégés contre la perte. En général, l’ARC exige de conserver les registres et pièces justificatives pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent, sous réserve d’exceptions.
Questions fréquentes
Que faut-il vérifier chaque mois?
Les revenus, factures, dépenses, reçus, paiements personnels du propriétaire, déplacements, écarts de rapprochement et questions non résolues.
Un relevé bancaire suffit-il?
Pas toujours. Il peut prouver un paiement sans expliquer l’achat ou son motif commercial. Conservez le reçu ou la facture lorsque disponible.
Faut-il décider immédiatement lorsqu’une catégorie est incertaine?
Non. Inscrivez les faits connus, signalez l’incertitude et obtenez un avis professionnel au besoin.
Comment SilaTrail peut aider
SilaTrail regroupe par entreprise les dépenses, reçus, déplacements, factures, remboursements au propriétaire et éléments de révision mensuelle. Le service aide à repérer les dossiers incomplets; il ne détermine pas le traitement fiscal et ne produit pas de déclaration.
Sources officielles
Sources consultées le 12 octobre 2026.